Płynność finansowa to, najogólniej ujmując, zdolność jednostki do terminowego regulowania swoich zobowiązań. Działalność PCSS prowadzona jest w bardzo wymagających uwarunkowaniach związanych z zarządzaniem finansami, gdyż środki będące w dyspozycji Działu Finansowo-Księgowego silnie zależą od tempa realizacji projektów oraz sposobów refundowania ich kosztów. Przy tak dużej skali realizowanych zadań niezwykle istotne jest odpowiednie planowanie działań i transakcji w celu zabezpieczenia płynności, niezależnie od typu projektu.
Płynność finansowa to, najogólniej ujmując, zdolność jednostki do terminowego regulowania swoich zobowiązań. Dzięki niej jednostka jest w stanie obsługiwać bieżące oraz zaciągać nowe zobowiązania finansowe. Dlatego tak istotną sprawą jest należyta dbałość o strumień środków wpływających i wypływających z jednostki na każdym etapie jej rozwoju. Zadaniem jednostki finansów publicznych jest dołożenie wszelkich starań, aby utrzymać płynność finansową na optymalnym poziomie. Jest to zadanie bardzo wymagające, a przy tym, z uwagi na dynamiczny rozwój i dywersyfikację podejmowanych działań oraz zmieniające się uwarunkowania prawno-ekonomiczne, z roku na rok trudniejsze.
Nie lada wyzwaniem jest zarządzanie płynnością finansową w projektach. Jest to zadanie trudne, ponieważ symptomy świadczące o braku środków na realizację wydatków pojawiają się najczęściej dopiero w trakcie realizacji projektu. Spowodowane może być to niezadowalającym postępem realizacji budżetu. W efekcie niewykorzystane płatności początkowe podlegają zwrotowi, a płatności pośrednie nie są wypłacane. Niepożądaną konsekwencją jest wówczas konieczność prefinansowania kosztów projektu ze środków własnych instytucji. „Zainwestowane” w ten sposób środki własne odzyskane zostaną dopiero po wypłacie dofinansowania w formie płatności końcowej. Podkreślić należy, że uwolnienie środków własnych następuje po długim okresie oczekiwania na akceptację wniosku o płatność końcową. Z finansowego punktu widzenia jest to „słaba” inwestycja, bo nieoprocentowana. Wolimy lokować wolne środki pieniężne w realizację zleceń komercyjnych, gdyż osiągamy tutaj realne zyski finansowe, a w czasie, gdy nie ma takiego zapotrzebowania, na dobrze oprocentowanych negocjowanych lokatach bankowych.
PCSS, aby utrzymać tempo swojego rozwoju, wraz ze zwiększającą się liczbą projektów musi także zwiększać przychody z komercyjnych usług i zleceń. Odkłada z tej działalności środki niezbędne do pokrycia wymaganych wkładów własnych w przyszłe projekty finansowane z dotacji celowych. Niejednokrotnie warunkiem zawarcia umowy o dofinansowanie jest złożenie przez wnioskodawcę oświadczenia o posiadaniu środków własnych na pokrycie wkładu w wysokości min. 10% budżetu projektu.
Wykonanie zlecenia dokumentowane jest protokołem odbioru prac, który stanowi podstawę do wystawienia faktury. To jednak nie koniec. Od tego momentu rozpoczyna się proces monitorowania spływu należności. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że odraczanie na prośby kontrahentów terminów płatności sprzyja wzrostowi naszej sprzedaży, ale w praktyce może powodować poważne trudności w postaci zatorów płatniczych. Wiele małych, średnich, a nawet dużych przedsiębiorstw znika każdego roku z rynku z powodu przedłużającego się oczekiwania na zapłatę wystawionych faktur. Podkreślenia wymaga fakt, że przychód i zysk zaksięgowany to jeszcze nie jest gotówka.
Źródłem wolnych środków pieniężnych PCSS są przede wszystkim zyski osiągane na działalności fakturowanej. Jednak w przypadku realizacji dużych projektów inwestycyjnych konieczne staje się wykorzystanie instrumentów zewnętrznych, które niwelują przejściowy niedostatek kapitału obrotowego. Są to kredyty, których celem jest przeciwdziałanie wystąpieniu przejściowych zatorów płatniczych na prowadzonej działalności projektowej. W PCSS korzystamy z oferty tzw. kredytów pomostowych, która daje nam możliwość zapewnienia płynności przy realizacji największych projektów inwestycyjnych od momentu wydatkowania środków aż do ich pełnej refundacji. Ważnym źródłem finansowania są kredyty na sfinansowanie podatku VAT podlegającego zwrotowi z urzędu skarbowego. PCSS komponuje w ten sposób optymalną strategię finansowania swojej działalności. Procedura przyznawania kredytu jest skomplikowana, wnioskodawca musi dostarczyć bardzo wiele dokumentów oraz ustanowić zabezpieczenia wymagane przez bank. Wspomnieć w tym miejscu należy, że finansowanie kredytem bankowym jest dość bezpieczne, jednak wiąże się z ryzykiem wzrostu stóp procentowych.
Podstawowym rodzajem działalności PCSS jest realizacja projektów B+R finansowanych z dotacji. Nie można zapominać o tym, że możliwości pozyskiwania nowych projektów nie są nieograniczone. Ogłaszanie nowych konkursów jest nierównomiernie rozłożone w czasie. Na tej płaszczyźnie również pojawiają się niemałe wyzwania. Niebezpieczne w sytuacji spadku budżetu ogólnego realizowanych projektów są zawsze koszty stałe. Koszty te w zasadzie utrzymują się na tym samym poziomie. Jednak przy zmniejszeniu wartości realizowanych projektów te koszty stosunkowo wzrastają i w sytuacji braku odpowiednich działań może wystąpić ryzyko ich niepokrycia. Najlepszym rozwiązaniem w takiej okoliczności jest wyjście z ofertą do przedsiębiorców w celu budowania z nimi trwałej współpracy i gospodarczego wykorzystania posiadanej infrastruktury. Mamy do tego ogromny potencjał. W rezultacie nie będziemy musieli martwić się o pokrycie kosztów stałych, a dodatkowo osiągniemy zyski, które zainwestujemy w nowe projekty. Zdobędziemy cenne doświadczenia, które z pewnością zaprocentują w przyszłości. I do takiego celu powinniśmy dążyć w kolejnych latach!
Urszula Grygier-Soboń
Zastępca Głównej Księgowej IChB PAN ds. PCSS
